Aplicando o Cost Breakdown para análise de Compras

Conhecimento dos custos dos fornecedores para decidir melhor

É crescente a percepção de que uma gestão de compras mais estratégica e com maior conhecimento do mercado fornecedor gera resultados de alto impacto no campo dos custos e portanto na competitividade das organizações. Em empresas com produtos ou serviços mais complexos tem se consolidado o método Cost Breakdown, que busca compreender a composição dos custos dos fornecedores. Conheça mais sobre o Cost Breakdown, sua estrutura, etapas, aplicações e restrições.

Análise de custos e o Cost Breakdown

Com a evolução da gestão da cadeia de suprimentos novas abordagens vêm sendo desenvolvidas para aumentar o nível de integração, alinhamento e colaboração entre seus elos. Dentro deste contexto, os processos e estratégias de aquisição passaram a ser revisitados e a função Compras passa a adotar uma postura mais proativa e estratégica. Além das atividades de cunho negocial e transacional, espera-se, por exemplo, um nível maior de compreensão sobre os fornecedores e dos potenciais ganhos de competitividade oriundos dos relacionamentos à montante.

Se tivéssemos que resumir em um ponto as contribuições da função Compras (ou Suprimentos) de uma organização, poderíamos dizer que é propiciar a melhor relação custo/ benefício para os gastos com bens e serviços adquiridos. Desta forma, a preocupação com a redução dos custos de aquisição torna-se algo basilar para os profissionais de compras; mas adquire um nível de elaboração maior com a visão da gestão de cadeia de suprimentos, pois precisa ser vista sob um espectro mais amplo e para determinadas categorias, enxergar todo o ciclo de vida do item adquirido.

Além de enxergar os custos num horizonte maior de tempo, o aprofundamento da análise de custos passa a ser desenvolvido, sobretudo em organizações industriais de bens complexos. Identificar e analisar os custos de bens e serviços não apenas de um ponto de vista agregado, mas também compreender a composição dos mesmos para gerar um nível de análise e tomada de decisão mais efetivos quanto às aquisições; torna-se preocupação crescente dos gestores.

O preço de um produto ou serviço é definido como custo mais lucro, enquanto o custo pode ser dividido ainda mais em custo direto e custo indireto. Como uma empresa praticamente não tem influência sobre o custo indireto, uma análise orientada para redução de custos foca em fatores que contribuem para o custo direto. Os fatores mais comuns entre os custos diretos são mão-de-obra, matérias-primas e subcontratação. Esses são aspectos de um negócio, sobre o qual tem controle direto e que, por sua vez, permite que a empresa identifique formas de economizar gastos com a aplicação adequada de uma análise de divisão de custos. As empresas também podem combinar essa estratégia com uma análise da cadeia de valor, que permite previsões de preços e, consequentemente, respostas mais rápidas às mudanças no mercado.

Genericamente, a análise de custos é uma análise dos custos constituintes, com o entendimento das relações entre estas partes e o todo, variáveis de influência e grandeza. Na prática, seu desdobramento terá um maior ou menor grau de sofisticação, dependendo da importância da compra; quanto mais crítica a compra, maior o nível de desdobramento aplicado. Por exemplo, um comprador de peças manufaturadas pode precisar saber os valores e percentuais do custo da matéria-prima, produção, logística, mão-de-obra indireta e lucro. A mão-de-obra indireta é sempre algo que dá muita margem para dúvidas, pois não há uma definição precisa e uniforme à respeito do quê considerar neste elemento. Algumas organizações fixam as despesas com embalagens, publicidade, marketing e vendas na categoria indireta, muitas vezes por percentual de alocação.

O Cost Breakdown ou Análise de Divisão de Custos é um método de análise de custos, que desdobra os custos de um determinado produto ou serviço em seus diversos elementos, os chamados drivers de custos. Ele atribui um valor específico em unidades monetárias - muito comumente o dólar - ou percentual, a cada elemento (Thibodeaux). Alternativamente, o valor dos elementos individuais é expresso como uma porcentagem do custo total. Trata-se de uma estratégia popular de redução de custos e uma oportunidade de gestão compartilhada de custos dentro de uma cadeia de suprimentos, com forte adoção inicial pelas montadoras de automóveis, caminhões e tratores, tendo se consolidado como uma das melhores práticas de gestão de Compras.

Considere, por exemplo, se você chamou a assistência técnica para fazer um reparo no refrigerado e tem uma nota de R$ 300,00 para pagar, sendo R$ 100,00 ou 33,33% sendo o custo da peça, enquanto os R$ 200,00 ou 66,67% restantes são de mão-de-obra e tributos. Agora, considere que você tivesse acesso aos componentes de custo, permitindo obter uma análise via Cost Breakdown a partir dos elementos de custo. Neste caso, se o preço de um produto for significativamente maior do que o subtotal obtido pelo Cost Breakdown, a empresa pode estar aplicando margens exageradas de lucro, ou ter gastos com overhead muito altos, por exemplo. Se o preço for menor do que os componentes, a empresa provavelmente está tendo uma perda por trabalhar com o cliente e esta não é uma situação sustentável no médio e longo prazos.

Estrutura

A complexidade de uma Estrutura de Cost Breakdown e a identificação de elementos de custo e seu escopo correspondente dependem do escopo e objetivos do exercício de análise no ciclo de vida. No entanto, qualquer CBS (Cost Breakdown Structure) deve ter as seguintes características típicas (Fabrycky e Blanchard, 1991; HMSO, 1992):

Todas as categorias de custos devem ser consideradas e identificadas no CBS.
Cada elemento de custo incluído no CBS deve ser claramente definido para que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão clara do que está incluído e do que não está.
Os custos devem ser discriminados ao nível necessário para dar visibilidade.
Áreas com custo significativo devem ser facilmente identificáveis.
Diferentes níveis de dados poderiam ser inseridos em várias categorias. Além disso, cada elemento de custo deve ser identificável com um nível significativo de atividade/trabalho.
O CBS deve permitir uma análise de áreas específicas de interesse.
Os custos reportados através de vários sistemas de informação devem ser compatíveis e consistentes com os fatores de custo comparáveis no CBS.

Deve-se ter em mente que a categorização dos custos para fins de controle de custos é muitas vezes distinta da categorização dos custos para fins de faturamento ou relatório. As estruturas de divisão de custos ajudam os administradores e gestores financeiros a planejar custos para o projeto, rastreando e identificando com base em uma estrutura de divisão de custos que usa códigos de custos. A estrutura de divisão de custos padroniza os custos em categorias que representam fontes de custos gerenciáveis para uma organização, como disciplinas de trabalho, fases de processo e locais lógicos e representam um sistema padrão de classificação de custos.

Considere, por exemplo, uma situação típica de projeto de implantação de um ERP, desenvolvimento de uma turbina, de um novo modelo de automóvel, ou de construção de uma nova fábrica. Todos estes casos, constituem-se situações de compras de projetos, com grandes gastos envolvidos e decisões a cerca de quais fornecedores contratar, que tipo de soluções ou materiais empregar; e no caso do projeto do automóvel de da turbina isto trará implicações na lucratividade futura dos daqueles produtos. Um Cost Breakdown bem conduzido permitirá uma abordagem clara e objetiva com os fornecedores e também com os requisitantes internos, responsáveis pela especificações e exigências, que em muitos casos merecem ser revisitadas para o bem da competitividade final da organização.

Cabe destacar a necessidade de despender suficiente atenção para a fase de planejamento da divisão de custos, pois quando se inicia um projeto o time envolvido associa uma estrutura de divisão de custos ao projeto e usa os códigos de custos da estrutura ao criar planos de trabalho, orçamentos e previsões. Uma estrutura de divisão de custos é tipicamente definida antes da criação do projeto para que os mesmos códigos de custo possam ser usados em vários projetos e essas informações são usadas principalmente para o planejamento e gerenciamento de custos.

Processo

O processo envolvendo a análise Cost Breakdown não envolve muitas etapas, porém exige grande esforço de negociação entre cliente e o fornecedor, que estará fornecendo informações sensíveis do seu negócio, bem como intensa atividade de apuração e organização de dados, o que passa necessariamente pelo nível de controle e gestão de custos dos fornecedores.

Para analisar o Cost Breakdown dos fornecedores, os responsáveis pela função Compras da organização precisam solicitar à eles uma planilha, que mostre detalhadamente os elementos que compõem os custos de cada uma de suas mercadorias. Estes elementos podem ser alinhados de comum acordo entre as partes, bem como a descrição clara e rigorosa do que deve ser contemplado pelo driver de custo. Fornecer um acordo de não divulgação ou sigilo para facilitar a troca de informações tende a ser uma ação indicada e deve ser feito por escrito. Em alguns casos, se o fornecedor suspeitar que você poderia fazer a peça, você pode precisar assinar um acordo de não concorrência também.

A recusa em divulgar informações de custo acena uma bandeira vermelha. O fornecedor pode não saber seus custos, o que é perigoso, pois poderia facilmente entrar em uma situação em que não pode executar por causa de custos subestimados. Por outro lado, um fornecedor pode não querer divulgar o custo porque estamos pagando muito mais do que é economicamente justificado. Qualquer uma dessas duas situações requer ação corretiva imediata. Por outro lado, clientes devem analisar sua postura pregressa, pois se a abordagem não for construtiva e de parceria será difícil esperar colaboração da parte dos seus fornecedores.

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Em termos de processos o Cost Breakdown pode ser dividido em quatro etapas, conforme descrito abaixo:

Estabelecer a estrutura de custos - ou seja, reunir todas as informações necessárias para entender os elementos envolvidos e o que impulsiona os custos desses elementos, bem como as motivações do projeto ou da solicitação.
Verificar consistência dos valores para os elementos - neste caso, são realizadas comparações de preços com outros fornecedores, com benchmarks do mercado e com plataformas de procurement com intuito compreender as razões para variações encontradas e para calibrar os valores recebidos.
Negociar - com base em suas descobertas inicia-se uma etapa de negociação com fornecedores e mesmo com outros setores dentro da empresa, neste caso, para eventuais ajustes em parâmetros e exigências. Também e acompanhe negociações adicionais, análises e gerenciamento dos fatores que impactam a flutuação de custos.
Executar análise - com todas as informações coletadas, esta última fase é de responsabilidade de Compras em conjunto com integrantes de áreas como Custos, Engenharia, P&D e Logística, conforme o tipo de projeto, outras áreas podem ser envolvidas. O melhor lugar para começar a análise está nas categorias que correspondem aos maiores gastos ou os mais voláteis, ou seja, os drivers de custo. Neste caso, o diagrama de Pareto é útil para evidenciar as grandes contas e nestas sua abordagem deve começando da maior para a menor segundo uma análise de Pareto.

Menard (2011) defende que existem dois momentos ideais pera o levantamento dos custos junto aos fornecedores, sendo um na entrada de um novo fornecedor e o segundo na revisão periódica de desempenho, sendo que neste ponto recomendamos a frequência anual para fornecedores regulares. Para um novo fornecedor em processo de qualificação, o risco de perder um novo cliente torna-o mais sensível às solicitações de análise de custos. A renovação ou avaliação contratual é o outro momento ideal, principalmente se houve uma falha no período recente; podendo o fornecedor e o cliente examinarem como reduzir custos de forma colaborativa.

Usos e limitações

Segundo THIBODEAUX a compreensão sobre os componentes de custos são úteis para justificar o preço cobrado ao cliente e responsabilizar os vendedores. Se o cliente não sabe exatamente qual será o total gasto para um bem ou serviço, ele pode estimar o total olhando para os custos elementares individuais. Também serve a aplicação do método Cost Breakdown para fornecer ao comprador o entendimento das razões específicas para flutuações de preços, permitindo com isso a condução de ações de mitigação dos impactos destas variações.

Saber como o preço total é formado também é um benefício na comparação de preços e na negociação de melhores taxas. Por outro lado, os fornecedores também podem usar a análise dos componentes de custos para verificar se estão efetivamente cobrando do cliente por tudo que está lhe sendo entregue. Neste ponto, abre-se espaço para outro tema, que é a análise do custo de servir, que não é objetivo deste artigo.

Resumidamente, podem ser elencados as seguintes aplicações da análise de custos fornecidas pelo Cost Breakdown:

Avaliar se o preço cobrado pelo fornecedor está ou não de acordo com o mercado;
Negociar com o fornecedor para ele chegar ao "preço justo";
Explicar aos clientes as razões pelas quais as flutuações de preço ocorrem;
Oferecer produtos com preços mais competitivos e atrair mais clientes;
Ver como a margem de lucro de cada participante da cadeia pode ser aumentada.

Porém existem limitações na aplicação do Cost-Breakdown, pois somente se você puder identificar todos os elementos que contribuem para o valor total é que será possível a compreensão completa e muitas vezes existem diferenças de valores não explicados. Suponha que um vendedor cobrou

R$ 80,00 de um fabricante por um caixa de madeira para peças fundidas. O fabricante poderia afirmar sobre a quebra do produto acabado que a madeira custou ao fabricante R$ 80,00, mas isso não mostra como o fornecedor chegou a valor cobrado. Para descobrir isso, o cliente teria que solicitar uma divisão de custos adicional do fornecedor. Cada elemento pode ser analisado em um grau significativo, e em algum momento, uma decisão tem que ser tomada sobre o nível de detalhamento adequado. Existem outras situações no qual o valor é muito difícil de quantificar com precisão e pode guardar uma série premissas e variáveis, que podem fazer os valores flutuarem muito. Por exemplo, imagine identificar a parte do tempo de um trabalhador administrativo dedicado ao acompanhamento de entregas para uma categoria especial de clientes, considerando no entanto que este cliente também faz cotações de fretes spot, faz conferência de fretes e participa de eventos kaizen.

Por fim, mas sem querer esgotar as diversas situações existentes, enquanto o Cost Breakdown permite uma base analítica muito rica para tratar da comparação entre estruturas de custos de diferentes fornecedores e isto é uma de suas principais aplicações pelo lado comprador; o aprofundamento sobre a categoria de compras e sobre a realidade dos fornecedores é essencial para um julgamento adequado. Ao comparar a estrutura de custos e constatar diferenças, deve-se buscar compreender o impacto de ganhos com volume de compras em matérias-primas, frequência de entregas, proximidade com clientes, serviços acessórios prestados ou outras vantagens estratégicas podem beneficiar ou prejudicar um fornecedor e, assim, justificar a diferença de custos.

Considerações Finais

A evolução das atribuições da Gestão de Compras (ou Suprimentos) trouxe consigo a necessidade de um aperfeiçoamento das práticas desta tradicional função empresarial. O espaço para amadorismo ou para abordagens que remetem as mesmas abordagens para todas as categorias e seus fornecedores está se reduzindo e a aplicação do Cost Breakdown possui um campo de aplicação já consolidado em indústrias muito relevantes e merece ser compreendido e aplicado em categorias de alto gasto ou flutuações relevantes nos preços pagos por bens e serviços. Quanto mais complexa a estrutura do produto, maiores as possibilidades de ganhos com este método.

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Bibliografia

MENARD, Robert. Cost Analysis: The Single Most Important Tool of the Purchasing Profession. Purchasing negotiation training, 2011. Disponível em: <http://purchasingnegotiationtraining.com/purchasing/cost-analysis-the-single-most-important-tool-of-the-purchasing-profession/>. Acesso em: 20 de maio de 2020.

THIBODEAUX, Wanda. What Is Cost Breakdown? Chron. Disponível em: <https://smallbusiness.chron.com/cost-breakdown-24520.html> . Acesso em: 12 de maio de 2020.